Événement virtuel : quel impact pour votre modèle économique ?

L’avenir de l’événementiel sera virtuel ou hybride...

L'industrie de l'événementiel est confrontée à un défi unique : elle lutte en ce moment même pour son maintien face à une épidémie de COVID-19 qui restreint les voyages, interdit les rassemblements et dont les conséquences financières se font déjà sentir.  Selon une enquête menée auprès de 2 500 participants lors de l'événement Pivot to Virtual de l'EMB, 47 % des acteurs du secteur ont déjà perdu une partie de leur activité , voire la majorité pour 43 % des répondants. Mais l'événementiel n'a pas dit son dernier mot

Passer au virtuel dès maintenant permettra de sauver bon nombre d’entreprises à court terme. La transition les rendra plus durables et les préparera à faire face à des défis similaires à long terme. Le moment est venu de donner la priorité au numérique ! C’est à la portée de tout type d'événement, s'il dispose des bons outils

... Même pour les salons !

Bien que cela puisse paraître difficile, il est possible d’organiser des salons professionnels en ligne. En cette période de confinement et d'interdiction de voyager, le secteur de l'événementiel est en plein questionnement : quel type d'expérience numérique offrir aux participants, aux exposants, et quel modèle économique choisir pour aller de l'avant ?

Un salon 100 % virtuel peut être intéressant et rentable pour les organisateurs, les exposants et les participants, s'il adapte son modèle économique et dispose des bons outils. Avec la virtualisation des événements, la notion d’espace physique disparaît des offres d’exposition et de sponsoring.  Le retour sur investissement (ROI) d'un exposant lors d'un événement virtuel n’est plus déterminé par la taille de son stand ou son emplacement. Le taux de marge bénéficiaire peut même rester stable dans ces salons en ligne. Voici comment :

Les exposants paient moins cher un stand virtuel qu’un stand physique, car ils ne surenchérissent pas les uns sur les autres pour l'emplacement le plus grand et le plus central du hall d'exposition. Différents niveaux d'offre de sponsoring et d’exposition subsistent, mais ils dépendent du degré de visibilité au sein de la plateforme événementielle en ligne et leur prix est fixé en conséquence. De leur côté, les organisateurs d'événement ont moins de coûts fixes qu'ils n'en auraient pour un événement physique : pas de locaux, d’assurance, ou de restauration à payer, leurs frais sont également réduits. Proportionnellement, les salons virtuels peuvent donc s’avérer très rentables.

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Certains éléments sont indispensables à la réussite d'un salon virtuel. Les acheteurs potentiels doivent disposer d'informations claires et détaillées à propos des différents produits et services directement sur la plateforme de l'événement. La plateforme doit également permettre aux visiteurs de mettre leurs achats dans un panier virtuel ou en favoris, et de les payer en ligne s'ils choisissent d'acheter. De puissants outils de messagerie instantanée et d'appel vidéo doivent être intégrés à la plateforme pour créer une expérience de networking optimale et générer des prospects. L'idée est de recréer une expérience enrichissante comme celle que vivent les participants dans un stand physique.

Comment compléter la participation des exposants sur un événement virtuel ?

Pour mettre sur pied un événement virtuel attractif, il est important de se rappeler les raisons fondamentales pour lesquelles les entreprises exposent lors des événements.

Networking & génération de leads

Les exposants cherchent avant tout à entrer en contact avec des prospects et se concentrent donc en grande partie sur les rencontres lors d’un événement, qu'il soit physique ou virtuel. L'objectif est d'obtenir autant de prospects potentiels que possible avant la fin de l'événement. Les exposants présentent leur(s) produit(s) ou services sur leur stand en ligne et, grâce à une publicité de qualité, génèrent de la vente. Les participants se concentrent également sur le networking afin de retrouver des clients, des fournisseurs  ou d'anciens contacts professionnels.

Visibilité & notoriété

Lors d'événements physiques, les exposants profitent largement de la visibilité que leur offrent les stands. Dans de tels contextes, le flot de visiteurs apporte de nombreuses opportunités et le placement de logos dans les communications officielles de l’événement en attire encore plus. Un événement physique est aussi l’occasion pour les exposants de faire une veille secteur approfondie en se renseignant sur la concurrence. Cela leur permet d’identifier  des moyens d'améliorer leurs propres offres. En sponsorisant des sessions ou en organisant des ateliers sur leur stand, les exposants participent à l’éducation du marché grâce à leur connaissance du secteur. Ils font découvrir leurs nouveaux produits ou services aux participants dans un environnement accueillant et personnalisé. C'est le moyen idéal pour eux de présenter leurs innovations et d’obtenir de la visibilité.

Très souvent, c’est une combinaison des raisons mentionnées ci-dessus qui pousse les exposants à investir dans un stand.  Le plus important à transposer d’un stand physique à un stand virtuel reste l'expérience sur-mesure. Il ne devrait donc pas y avoir deux stands virtuels identiques même s’ils partagent des objectifs similaires : visibilité, échanges avec l’écosystème et prospection commerciale.

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Quels sont les indispensables du stand virtuel ?

Visibilité

  • Sur la plateforme : les noms et logos du ou des sponsors de la plateforme de l'événement doivent être visibles sur le stand et sur la marketplace des exposants, car les sponsors qui figurent en tête de la liste d’exposition ont en moyenne 2,5 fois plus de visibilité que les autres (source interne). Les organisateurs comme les exposants sont gagnants.
  • Sur les outils de communication : les exposants doivent pouvoir afficher leur logo sur les différents outils de communication envoyés par les organisateurs. Les e-mails envoyés aux participants doivent comporter les logos des exposants, car c'est un moyen efficace d'attirer plus de trafic sur les stands virtuels. Les publicités interstitielles sur la page d'accueil de l'événement sont un autre excellent moyen de s'assurer que les participants identifient les stands et les mettent en favoris pendant l'événement. Les contenus marketing bonus, tels que les vidéos et les brochures, contribuent largement à accroître la visibilité.
  • Via des notifications push : les exposants peuvent cibler des groupes spécifiques et envoyer des notifications push pour attirer l’attention sur des produits, des services ou les sessions dans lesquelles ils interviennent. Cette fonctionnalité, facile à gérer depuis une bonne plateforme événementielle comme Swapcard, peut accroître la visibilité et le nombre de prospects des exposants.
Communauté & partage de connaissances

Les exposants veulent présenter leurs produits et services sur l'événement de manière à ce que les participants puissent prendre connaissance des offres. Les dernières innovations, mises à jour et améliorations par rapport aux années précédentes doivent être accompagnées de descriptions détaillées qui attirent les acheteurs potentiels.

Un moyen efficace pour les exposants d'expliquer aux participants ce qu'ils vendent est de mettre en place des ateliers ou de sponsoriser une session avec des discussions en direct au sein de l'événement. Un atelier bien présenté attire de nombreux participants et augmente les chances des exposants de nouer des liens précieux. Sponsoriser une session lors de l'événement et disposer d’un chat en direct en parallèle permet aux prospects potentiels d'avoir une conversation transparente avec les exposants, d'acquérir des connaissances sur leurs produits et services et amène plus de visiteurs sur le stand après la session.

Pour les exposants exerçant dans un marché de niche, il est intéressant de sponsoriser une session centrée sur leurs produits et services et d’y participer en parlant de leur domaine d'expertise.

Les stands virtuels disposant d’une visite en 3D recréent la sensation d'un salon physique. Les exposants conçoivent leur espace virtuel avec des logos, des images et différentes couleurs. Swapcard a récemment travaillé avec Laval Virtual, un événement 100% en ligne qui a réuni 10 000 participants pour une expérience utilisateur en 3D.

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Networking

  • Intelligence Artificielle :  le networking « intelligent » est l'un des ingrédients  les plus appréciés de tout événement physique, mais cela ne signifie pas qu'elle ne peut pas être reproduite dans un espace virtuel. Les rendez-vous peuvent être optimisés grâce à l'option de recherche avancée par filtre et à la mise en relation par l'IA qu'offre Swapcard : les participants n'ont plus à passer des heures à chercher les bonnes personnes à rencontrer dans la liste des participants. Celles-ci viennent à eux grâce aux suggestions basées sur leurs intérêts, leur profil personnel et leur activité au sein de la plateforme.
  • Appels vidéos & rendez-vous : le networking virtuel nécessite quelques adaptations et c'est là qu'interviennent les appels vidéo intégrés et la gestion des rendez-vous sur Swapcard. Un stand virtuel reçoit les demandes de rendez-vous des intéressés, et si les exposants acceptent de discuter avec eux, une fonction d'appel vidéo est rendue disponible dans l'application.
  • Rappels & notifications push : avant le rendez-vous, une notification push envoie un rappel aux deux parties et il leur suffit de cliquer sur un bouton pour ouvrir le chat vidéo et commencer le networking « face à face ». En plus des rendez-vous networking prévus avec les prospects, les exposants peuvent également effectuer des appels vidéo spontanés s'ils savent que la personne est disponible. Cette fonction peut aussi être utilisée pour faire des démonstrations vidéo de leurs produits et services à l'intention d'acheteurs potentiels.
  • Vitrine et marketplace : les entreprises inscrites peuvent également créer des offres d'emploi au sein de la plateforme - c'est un moyen original et efficace de se mettre en relation avec les personnes concernées lors d'un événement virtuel.
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Comment structurer vos offres exposants ?

Les organisateurs d'événements peuvent utiliser leur plateforme événementielle pour proposer différentes catégories,  tailles de stand et prix afin de s’adresser à tous les exposants et sponsors. Ces derniers choisissent ensuite le niveau de visibilité souhaité et paient en conséquence. Lors d'événements virtuels, les espaces sponsorisés sont tous en ligne, contrairement aux événements physiques, qui utilisent des panneaux et autres affichages physiques pour mettre en avant les logos et noms des entreprises. Mais on a vite fait de passer souvent devant eux sans les voir, ce qui peut laisser penser que la visibilité en ligne est encore plus efficace que la visibilité physique. Les participants ne peuvent pas manquer les publicités interstitielles, les logos des sponsors présents sur la page d'accueil de la plateforme de l'événement ni ceux diffusés pendant les interventions.

Les organisateurs d'événements peuvent également choisir de vendre un abonnement à la marketplace comme une sorte de plateforme « 365 jours » accessible pour un mois, un an ou pour une série d'événements selon la formule. Ce type d'abonnement permettra aux exposants de vendre des produits et de rencontrer des clients potentiels tout au long de l'année, et non pas seulement lors d'un événement de courte durée.

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Avec Swapcard, les organisateurs peuvent structurer leurs forfaits exposants selon  différents niveaux d’accès aux fonctionnalités suivantes :

  • Sponsor officiel de la plateforme événementielle
  • Publicités interstitielles sur l’interface
  • Bannières sponsorisées sur la plateforme
  • Sessions sponsorisées avec ou sans intervenants de l'exposant sponsor
  • Demande de rendez-vous
  • Réception de rendez-vous
  • Accès à la marketplace
  • Stand virtuel

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L'objectif ultime d’un salon, surtout pendant cette période particulièrement éprouvante, est d'offrir une expérience aussi authentique, personnalisée et engageante que possible, le tout  100 % en ligne. Interagir avec ses relations, créer de nouvelles opportunités commerciales et augmenter le retour sur investissement s’imposent comme des priorités absolues. Un salon virtuel avec un modèle économique adaptable est une solution gagnante pour toutes les parties concernées.

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