Les temps sont difficiles, c'est vrai. L'industrie de l'événementiel a du mal à maintenir son activité en raison des restrictions de déplacement actuelles et des interdictions de rassemblement dues au COVID-19 ainsi que ses conséquences financières. Mais les perspectives s'améliorent peu à peu.
Il existe des solutions innovantes de qualité pour aider les événements à passer au virtuel pendant et après cette période de confinement et de distanciation sociale. Vous pouvez ainsi continuer d'apporter votre valeur ajoutée à des individus rassemblés en ligne et transmettre vos expertises à ce public engagé. Il vous faut juste les bons outils.
Quelle est la différence entre un événement virtuel, physique et hybride ?
Dans sa forme la plus pure, un événement est un rassemblement de personnes qui ont des intérêts communs. Il s’agit d’une pratique aussi ancienne que l’être humain. La nécessité de faire partie d'une communauté partageant les mêmes idées s'inscrit dans notre ADN. Les événements ont évolué au fil du temps et, de nos jours, l’événementiel prend des formes très diverses.
Les événements physiques correspondent, tout simplement, à des événements auxquels le public assiste en personne. Les gens sont rassemblés dans un même lieu et se rencontrent face à face. Les événements virtuels se déroulent exclusivement en ligne et les personnes intéressées y assistent de l’endroit où qu'elles se trouvent, le plus souvent leur domicile ou leur bureau. Elles ne se rendent pas dans un lieu dédié à l'événement, et y participent en cliquant sur un lien, en regardant les interventions en ligne des conférenciers et en discutant avec les autres participants par le biais d'appels vidéo ou de messages.
Un événement hybride est un mélange des deux, soit un événement physique, qui comprend une dimension virtuelle.
A l’heure d’envisager la virtualisation, la première question à vous poser est donc la suivante : La nature même de mon événement est-elle compatible avec une approche virtuelle ?
Les webinaires
Le terme « webinaire » est l’abréviation de « séminaire sur le web » et se présente généralement sous la forme d'une présentation, d'un cours ou d'un atelier. Ils peuvent être ponctuels ou constituer 'une série. Leur 'objectif es de transmettre des connaissances ou de former le public.
Pourquoi ça marche ?
Les micros du public sont le plus souvent coupés pendant l’exposé des intervenants, à l’image d’une classe concentrée, et un créneau spécifique est dédié aux questions. Cela signifie que l’intervenant a toute latitude pour faire une présentation attrayante et intéressante puisque l'attention du public est focalisée sur le contenu. Disposée à apprendre, l’audience écoute généralement de façon attentive et prend des notes.
Les incontournables pour un webinaire réussi
Le plus important, c'est un intervenant expert qui peut à la fois approfondir le sujet choisi et garantir une présentation captivante et lisible. Des diapositives colorées contenant peu de texte ainsi que des images, des graphiques ou des vidéos contribuent à maintenir l'attention du public, tout comme les outils d'interaction tels que les quiz, les questions-réponses et les sondages. Il est également important d'enregistrer chaque session et d'envoyer un email récapitulatif après le webinaire avec cette vidéo, au cas où les destinataires voudraient revoir la présentation.
Les défis liés aux webinaires
Les participants peuvent se sentir isolés dans la structure très descendante de ce type d'événement car ils n'interagissent pas toujours avec les autres membres de l’audience. De plus, la liste des participants n'est pas visible du public et la discussion en temps réel n’est pas toujours possible.
Les conférences virtuelles
Une conférence virtuelle est un événement 100% en ligne comprenant des interventions au format plénière, workshop ou table ronde. Un espace virtuel permet également aux exposants et aux sponsors de présenter leurs produits et services, ainsi que des opportunités de networking pour les participants.
Pourquoi ce format fonctionne-t-il?
Un événement en ligne est souvent synonyme de coûts réduits pour l'organisateur : pas de locaux, de restauration ni de caution à régler, et moins de personnel à payer. De quoi diminuer le niveau de stress lors de la gestion d'événements ! Soulagés de ces préoccupations, les organisateurs peuvent se concentrer sur un autre sujet : toucher un public plus large. Un événement virtuel peut durer plus longtemps qu'un événement physique, puisque les participants se trouvent potentiellement dans des fuseaux horaires distincts et se connectent à des créneaux différents. 100% des événements virtuels sont aussi plus éco-responsables puisqu'ils entraînent une empreinte carbone plus faible.
Les incontournables pour une conférence virtuelle réussie
En plus des incontournables à tout bon événement physique, à savoir, un contenu de qualité, des intervenants inspirants, et des présentations attrayantes, le succès d’un événement virtuel repose sur une plateforme événementielle tout-en-un. Celle-ci permet la diffusion en direct des interventions, le recours aux appels vidéo intégrés, la création d’opportunités de networking et l’utilisation d’outils d'interactivité par le public pendant les sessions. Parmi ces outils, on trouve les sondages, les enquêtes, les questions-réponses et des possibilités d'échange avec les intervenants.
Les salons virtuels
Bien que cela puisse sembler difficile, les salons peuvent tout à fait se dérouler virtuellement. Un salon 100% en ligne est un salon où toutes les ventes, la génération de leads et le networking se font en ligne via une plateforme événementielle.
Pourquoi ça marche?
Au niveau mondial, la barre des 2 milliards d’acheteurs en ligne devrait être dépassée d’ici l’an prochain (source Statistica). Dans ce contexte, les salons virtuels constituent une évolution logique pour l'avenir. Les exposants ont la possibilité de personnaliser leur stand, de mettre à disposition du contenu à la demande, de proposer des forums de discussion et d'effectuer des transactions en ligne. Cela se traduit par un gain de temps puisqu’ils peuvent ainsi s’occuper de nombreux prospects en même temps, contrairement à ce qui se passe lors d'un événement physique.
Les incontournables pour un salon virtuel réussi
Les acheteurs potentiels doivent avoir accès à des informations claires et détaillées sur les produits et services proposés sur la plateforme événementielle. Elle doit également permettre aux visiteurs de mettre leurs achats dans un panier en ligne ou dans leurs favoris. Il convient d'intégrer à la plateforme des solutions de messagerie instantanée et d’appels vidéo performants afin de créer une expérience de networking optimale et d’identifier des clients potentiels.
Les défis liés aux salons virtuels
Les habitudes peuvent être tenaces et le public peu disposé à acheter des produits et services sans les voir ou les prendre en main. Historiquement, les stands numériques au sein des plateformes 3D enregistraient des taux d'utilisation plutôt faibles. Il incombe donc aux organisateurs d'événement d'exploiter le potentiel de la plateforme pour rendre les services et les produits aussi attractifs que possible pour les acheteurs éventuels qui assistent à l'événement en ligne.
Laval Virtual organise avec succès un événement virtuel avec Swapcard
Les événements hybrides
Un événement hybride est un mix entre un événement en ligne et un événement physique. Une partie du public assiste à l’événement dans sa dimension matérielle, en personne, et un autre groupe de participants se connectent à distance en restant chez eux. Les interventions des speakers peuvent être suivies sur place et en streaming. Le networking se fait également à la fois physiquement et numériquement.
Pourquoi ça fonctionne ?
Les organisateurs d'événements peuvent toucher un public plus large, mondialement connecté et réparti sur différents fuseaux horaires et zones géographiques. Un plus grand nombre de personnes peut potentiellement assister à votre événement grâce à la réduction des frais pour les participants. C’est aussi une solution pour celles qui ne peuvent pas se déplacer pour des questions d’organisation familiale ou de visa. Un événement hybride donne également la possibilité aux participants d’entrer en contact avec des professionnels issus d’une zone géographique plus étendue que lors d'un événement 100% physique. Bon point là encore puisque, comme nous le savons, le networking est l'un des principaux objectifs de nombreux participants aux événements. Un networking de qualité est donc possible en personne et en ligne.
Les incontournables pour un événement hybride réussi
La puissance de la plateforme événementielle est indubitablement liée à la réussite d’un événement hybride. Elle doit disposer d'outils de streaming intégrés, pour retransmettre les interventions pré-enregistrées ou en direct, et offrir des possibilités de networking en ligne et sur site, y compris des appels vidéo et l’intégration des rendez-vous dans le calendrier avec rappel automatique. Il est également recommandé de mettre à la disposition des participants des outils d'interactivité, tels que des sondages, des enquêtes, des questions-réponses et d'autres méthodes d'interaction avec les speakers.
Les défis liés aux événements hybrides
L'un des risques liés aux événements hybrides est que les participants qui se déplacent habituellement en personne optent pour une participation virtuelle depuis leur domicile par commodité, ce qui réduirait la participation physique à l'événement.
Le futur de l'industrie : le modèle hybride
Après le COVID-19, l'industrie de l'événementiel connaîtra des changements durables. Après des semaines de travail à distance efficace, les entreprises vont commencer à repenser la valeur et la nécessité de la participation physique pour certains secteurs. Les budgets consacrés aux voyages seront réduits car les déplacements seront de plus en plus considérés comme coûteux, longs et fatigants, sans parler de l'effet délétère des émissions de CO2 sur la planète.
Atteindre un public plus large à l’échelle mondiale est un autre point positif de ce modèle d’avenir. Les organisateurs auront accès à des publics plus variés et pourront se féliciter d'un taux de fréquentation plus élevé en permettant à certaines personnes de participer virtuellement.
Un modèle hybride est plus puissant et durable puisqu'il n'est pas limité par l'espace disponible et engendre donc moins de coûts fixes pour les organisateurs d'événements.
À l'avenir, les rassemblements se feront plus souvent de façon virtuelle, sans que cela remette en cause l’importance des liens pour autant.
L'expérience hybride
Il est très probable que les frontières restent encore fermées ou que les contrôles soient renforcés pendant quelques mois pour enrayer la propagation du COVID-19. Lorsque les frontières rouvriront, les populations ne reprendront pas tout de suite leurs habitudes en matière de voyage. Les budgets de déplacement des entreprises seront sans doute réduits et les problèmes de visa ou les difficultés financières plus nombreux du fait de la situation économique difficile et des pertes d'emploi. Il est probable qu'il y ait une baisse de la fréquentation physique des événements au cours des prochaines années.
L'industrie de l'événementiel doit donc accepter le changement et faire confiance aux solutions technologiques pour ne pas perdre cette partie de son public. Cela implique de rendre possible la participation virtuelle pour ceux qui ne pourront pas voyager. Il s’agit donc pour les organisateurs d'envisager un nouveau modèle économique hybride. Voici les éléments à garder à l’esprit pour que cette expérience soit à la fois riche, immersive et utile pour les participants:
L'accès aux connaissances
Une façon de s'assurer que les événements hybrides atteignent un public plus large est de proposer plusieurs catégories de billets avec différents niveaux de prix et d’accès. Par exemple, les billets pour les participants virtuels pourraient permettre d'accéder à des sessions spécifiques de votre conférence virtuelle, sans avoir accès à la partie networking de l'événement. Les participants physiques pourraient quant à eux avoir accès à tous les outils de networking et au streaming en direct du contenu, ainsi qu'à des fonctions interactives pendant les présentations, comme des questions-réponses avec les intervenants.
Pour optimiser les événements hybrides, il faut aussi s'assurer de disposer des bons outils. Le public en ligne mérite un événement intéressant et riche, tout comme leurs homologues physiquement présents. L'idéal est de disposer d'une plateforme événementielle qui propose à la fois une application web et une application mobile pouvant s'intégrer à une solution de billeterie. Swapcard est une application événementielle qui offre non seulement une application web intuitive et une synchronisation avec les principaux logiciels d’inscription en ligne, mais qui permet également de faire des rencontres grâce à l'intelligence artificielle et à une multitude d'outils virtuels.
Un programme à jour est intégré dans l'application web ou mobile de Swapcard et les participants reçoivent des notifications pour leur rappeler le début des interventions. Ils reçoivent également des suggestions basées sur l'IA concernant les sessions les plus intéressantes et les plus pertinentes auxquelles assister, en fonction de leur profil et de leurs intérêts. Les participants virtuels peuvent suivre les sessions en direct dans l'application et les personnes présentes sur site et le public en ligne peuvent dialoguer avec les intervenants ou entre eux pendant les présentations grâce aux outils d’interactivité intégrés à Swapcard, notamment les sondages, les questions-réponses et les discussions en direct.
Le networking
Le public peut programmer des rendez-vous avec des personnes physiquement présentes ou avec des participants virtuels. Leurs agendas au sein de l’application sont alors automatiquement mis à jour. Un dispositif d'appel vidéo est intégré au rendez-vous afin que les personnes puissent se rencontrer en " face à face ", même lorsqu'elles ne sont pas dans la même pièce. Chez Swapcard, nous connaissons la valeur des échanges en personne et nous souhaitons que notre expertise technologique serve à tisser des liens tout aussi forts en ligne. Des notifications push rappellent leurs rendez-vous aux participants quelques minutes avant qu’ils ne démarrent.
En fonction des profils, des intérêts et des actions des participants sur la plateforme, la fonction de mise en relation de Swapcard, alimentée par une IA, établit une liste des personnes les plus pertinentes à rencontrer. L'IA analyse les données et les actions des utilisateurs au sein de l'application pour identifier les personnes, les interventions et les produits qui sont les plus susceptibles de les intéresser. Ces suggestions permettent aux participants de gagner du temps, car la recherche de contacts professionnels peut être fastidieuse. Avec l'IA, ils apparaîtront directement dans leur application!
L'écosystème
Les fonctionnalités virtuelles de Swapcard facilitent le contact avec les prospects. Utilisées en complément d’un stand numérique, elles permettent de tirer le meilleur profit d'un événement. Grâce à la marketplace réservée aux exposants et aux démonstrations en direct sur la plateforme, les participants physiques et virtuels peuvent se connecter avec les exposants et établir une vraie relation professionnelle.
Chez Swapcard, nous considérons les organisateurs d'événement comme des créateurs de communautés. Ils rassemblent des personnes, que ce soit physiquement ou virtuellement, pour créer des ponts et des relations durables. Les organisateurs peuvent utiliser les fonctions de networking intelligent de Swapcard tout au long de l'année pour entretenir le lien avec leur secteur entre deux événements.
Le moment est venu pour l'industrie de l'événementiel de passer à l’étape supérieure et de faire preuve d’une confiance mutuelle pour affronter les défis qui se présentent à elle. Faire le choix du virtuel dès maintenant aidera les organisateurs à créer des événements hybrides réussis qui délivreront une vraie valeur ajoutée. Voilà ce qui pourrait être la clé pour sauver cette industrie.
Vous souhaitez passer à un événement hybride ou virtuel ?
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