Votre événement devient virtuel ? Voici ce qu'il faut savoir...

L’industrie événementielle fait face à un défi unique. En raison du COVID-19 (coronavirus), de nombreux événements internationaux ont été annulés, reportés ou transformés en événements virtuels. Savoir s’adapter est essentiel en cette période d’incertitude pour faire évoluer votre événement. Le secteur événementiel doit réagir rapidement, repenser sa manière de travailler et offrir une nouvelle expérience en ligne avec le confinement des participants.

darwin-fr

Les organisateurs d’événements doivent profiter de cette opportunité pour renforcer la place qu’ils occupent dans leur écosystème. Rappelez-vous que vous êtes l'animateur de votre communauté, utilisez votre voix pour répandre le calme et la confiance, plutôt que la peur ou la panique. Si ce sont des sentiments que vous ressentez malgré tout, chez Swapcard, nous vous proposons une solution de secours ! Les fonctionnalités innovantes de notre application événementielle vous aideront à organiser des événements de qualité, même pendant cette période difficile.

Nous pouvons vous aider à passer d’un événement traditionnel à un événement virtuel. Certains grands noms de l’événementiel ont récemment opté pour le numérique, à l’image de Collision, Google Cloud Next’ 20, Dell Technologies World. Il s’agit d’une réponse temporaire aux effets de l’épidémie de coronavirus. Il est peu probable que ces événements virtuels s’érigent en un nouveau standard, mais le fait de disposer d’une alternative en ligne atténue les dommages liés à l’annulation de ces événements physiques.

Quels sont les avantages d’un événement virtuel ?

Organiser votre premier événement en ligne peut être stressant. Mais s'il est bien planifié et exécuté, votre événement offrira une valeur aux participants, sponsors et exposants au moins égale à votre événement physique. Par ailleurs, les avantages d’un événement virtuel sont multiples :

Sécurité des participants : Ne pas recevoir de personnes physiques signifie que vous n’avez pas à vous soucier du lieu, de la restauration ou de la sécurité des participants.
Coûts d’exploitation : Non seulement cela les réduit considérablement, mais cela facilite également l’organisation pour les responsables d’événements.
Une audience plus large : Ces manifestations virtuelles ne génèrent aucuns frais de déplacement ou d’hébergement pour les participants. Elles peuvent donc potentiellement atteindre un tout nouveau public, y compris des personnes qui n’auraient pas pu se rendre à votre événement physique.
Mettez-vous au vert ! Les événements numériques ont une empreinte carbone plus faible, car ils génèrent moins de déplacements, de gâchis alimentaire et de déchets. Vous contribuerez ainsi à une économie plus durable.

Mais organiser un rassemblement virtuel présente également quelques difficultés :

Fuseau horaire : Les personnes situées en dehors du fuseau horaire de l’événement, de la Chine à Los Angeles, risquent de ne pas participer si les sessions ont lieu en dehors de leur heures de travail. Le visionnage des enregistrements en différé reste possible, mais les interactions en temps réel s’en ressentiront.
Taux d’interaction : Les participants peuvent avoir tendance à moins interagir avec les conférenciers ou d’autres participants si aucune solution d’interactivité ne leur est proposée. Après tout, les événements physiques sont naturellement plus interactifs, donc les rassemblements numériques ont besoin d’un coup de pouce de ce côté.
Le fruit du hasard : Lors d’événements traditionnels, le hasard joue un rôle important pour créer du lien. La rencontre faite par hasard au détour d’un café peut se transformer en une belle relation professionnelle que vous n’auriez peut-être pas établie autrement. Ce type de situation ne se produit pas aussi souvent lors d’événements virtuels.
le pouvoir des interactions en face à face : Il ne faut également pas l’oublier, avec le body language pour tous vos participants : membres du public, conférenciers, sponsors et exposants. Rencontrer quelqu’un physiquement garantit en effet un niveau de confiance et de familiarité plus élevé.
Parce que tout se déroule en ligne lors d’un événement virtuel, la bande passante et la vitesse de votre plateforme sont cruciales. Il n’y a pas de place pour les pannes de sites Web, les erreurs de connexion ou les incidents de diffusion en direct (interruptions, mise en mémoire tampon, etc.). Assurez-vous de pouvoir supporter un pic d’audience tout au long de votre événement.

Comment réussir un événement virtuel ?

Les difficultés liées aux événements virtuels peuvent être surmontées avec les bons outils et une préparation adaptée. Souvenez-vous des raisons pour lesquelles les participants se rendent à votre événement. Networker, s’(in)former et prospecter sont les trois priorités de vos participants. Ils souhaitent être au fait des actualités de leur secteur et tisser des liens professionnels solides. Pour les exposants et sponsors, les événements physiques sont l’occasion de rencontrer la majorité de leurs prospects pour l’année suivante. Cela peut se faire de manière très organisée et planifiée ou par hasard dans un cadre plus informel. Dans les deux cas, les événements virtuels doivent fournir des outils adaptés afin de générer ces précieuses opportunités commerciales pour tous.

L’ensemble des bases qui permettent de gérer un événement physique avec succès s’applique au virtuel : une stratégie marketing solide, des conférenciers inspirants, un contenu pertinent et informatif ainsi que la possibilité pour les participants de réseauter. À quelques détails près tout de même.

Comment choisir la bonne plateforme ?

Pour réussir un événement virtuel, votre challenge est de trouver la plateforme la plus intuitive et qui vous assurera un taux d’adoption et des interactions élevés. Voici quelques réflexes à avoir dans le choix de votre plateforme :

S’il est impératif d’avoir une application mobile lors de votre événement physique du fait du déplacement constant des participants, une application Web est plus adaptée à un événement virtuel. Vos participants se connecteront à votre événement depuis leur domicile ou depuis leur bureau, ce qui signifie qu’ils seront devant leurs écrans d’ordinateur. Vérifiez que la plateforme choisie possède une version Web riche en fonctionnalités et intuitive, compatible avec les principaux navigateurs.
Une bonne plateforme inclut la possibilité de streamer en temps réel les sessions de votre programme et de réaliser des appels vidéo entre vos participants afin d’obtenir un engagement important de vos participants et de leur permettre de networker de manière optimisée.
Soyez vigilant à ce que les participants sachent utiliser la plateforme. Proposez-leur des sessions de formations à l’utilisation de la plateforme, des vidéos de formation, des explications par e-mail ou tout autre moyen créatif de leur assurer une montée en compétences douce. Celle-ci vous aidera à obtenir le taux d’adoption le plus élevé possible.
Votre plateforme doit également supporter des intégrations avec les réseaux sociaux pour la diffusion en direct de vos vidéos ainsi qu’offrir des services d'interactivité pour que vos participants puissent interagir en temps réel avec les intervenants.

Adaptez le contenu et l’apprentissage pour un public à distance

L’autre raison principale pour laquelle les gens assistent à des événements est d’acquérir des connaissances et d’apprendre de nouvelles choses sur leur industrie. Il n’y a aucune raison de sacrifier la qualité ou la valeur du contenu pédagogique de votre événement simplement parce qu’il se déroule en ligne plutôt qu’en présentiel. Les sessions virtuelles peuvent être très enrichissantes lorsque les bons outils sont utilisés. Voici comment vous assurer que vos participants restent captifs et qu’ils apprennent autant que possible, même à distance.

Avec l’événement virtuel, place à la diffusion en direct ou à l’enregistrement de sessions, que vos participants regarderont de leur ordinateur ou téléphone mobile.

GIF 3

Avec l'application événementielle Swapcard, un bouton « Regarder en direct » peut être intégré directement dans chaque session de votre événement, ce qui permet aux participants de se connecter et de les visionner facilement.
Assurez-vous que les conférenciers intègrent des visuels dynamiques sur des diapositives courtes, colorées et percutantes. Celles-ci doivent changer toutes les 2 à 3 minutes pour maintenir l’attention des participants.
Des plateformes tierces telles que Glisser, Slido etc sont des alternatives créatives aux présentations ennuyeuses. Elles proposent au public des outils amusants tels que la notation, les sondages, les nuages de mots et les murs de réseaux sociaux.

D’après nos récents sondages, 68 % des visiteurs se rendent à des événements pour apprendre d’experts, mais ont une durée d’attention limitée à 10 minutes. Les outils d’interactivité augmentent les interactions et l’attention de +40%. Alors, concentrez-vous là-dessus !

GIF2-1

Les intervenants doivent s’assurer que leur contenu est encore plus attrayant que d’habitude. Poser des questions directes aux participants est un moyen efficace de solliciter leur avis et de les engager. Les participants peuvent répondre à des sondages ou poser leurs questions dans un fil de discussion. Il s’agit d’un forum en ligne où les participants peuvent discuter et débattre des sessions en temps réel. Swapcard offre ce service de fil de discussion intégré dans chaque session, ce qui permet de n’avoir qu’une seule plateforme à promouvoir.
Du côté de l’organisateur, le live tweet ou le partage de vidéos sur les réseaux sociaux pendant l’événement est un excellent moyen d’impliquer les participants à distance. Tout le monde aime être tagué sur les réseaux sociaux !
Vous pouvez également enregistrer les interventions des conférenciers directement via la plateforme avec laquelle vous travaillez. L’enregistrement de chaque session en extrait vidéo distinct constitue une excellente source de contenu marketing. Vous pourrez utiliser ces extraits en tant que contenu YouTube ou développer chacun d’entre eux sous forme d’articles, d’épisodes de podcast, d’interviews et même de livres blancs tout au long de l’année.

Oui, offrir un networking en ligne et de qualité, c'est possible !

Nous savons que créer du lien est l’une des principales raisons d’assister à un événement et avons conscience de l’importance des rencontres face à face lors des événements physiques.

Dans le cas des événements virtuels, les gens ont une toute autre manière de networker car les opportunités de rencontres fortuites sont réduites. Il est impératif de s'adapter aux moeurs de vos participants qui utilisent au quotidien LinkedIn et qui ont l’habitude de réseauter en ligne. Vous devez donc montrer à vos participants que les opportunités de networking virtuelles offertes par votre plateforme sont tout aussi intéressantes que les rencontres faites en personne.

Vous devez aider vos participants à se connecter avec les bonnes personnes de manière à optimiser leur temps. Utilisez des plateformes qui recourent à l’IA (intelligence artificielle) pour mettre les gens en relation en fonction de leur besoins et centres d’intérêt. Elles proposent des suggestions de personnes à “rencontrer” à chaque participant et les aident à cibler les rencontres pertinentes. La suggestion va s’affiner selon les interactions de vos participants pour leur faire gagner davantage de temps. Il s’agit d’une fonction à très forte valeur ajoutée pour les événements en ligne et hors ligne.
Vous devez réinventer la façon dont les rencontres se font lors d’événements virtuels. Swapcard offre la possibilité aux participants d’organiser des rendez-vous « face à face » en ligne grâce aux appels vidéo qui permettent un échange rapide et plus personnalisé.
Et au cas où les participants oublieraient leurs rendez-vous, vous pouvez compter sur la fonction de notifications push de Swapcard. Celle-ci envoie des liens d’appel vidéo dans notifications de rappels pour les rendez-vous planifiés. Ponctualité garantie !

GIF1

Que ce soit en ligne ou hors ligne, les organisateurs d’événements rassemblent des personnes et contribuent à la création de réseaux et de relations. Le réseautage virtuel peut être extrêmement efficace. Même si rien ne vaut une rencontre en chair et en os, un networking en ligne bien mené peut donner d’excellents résultats.

Peut on adapter un salon avec des produits à vendre dans un monde virtuel?

À ce stade, certains d’entre vous doivent se dire : OK, mais qu’en est-il des événements physiques par nature, tels que les salons grand public ou les salons où le toucher est si important ?

L’expérience est très différente, car on y achète de manière spécifique : il est généralement nécessaire de voir le produit et de le toucher avant de procéder à l’achat.

Mais si l’on y réfléchit, les salons virtuels sont déjà là, regardez Amazon ! Tout e-commerçant est déjà une foire en ligne. Les gens achètent des produits sans les voir et les toucher à longueur de temps. Il n’y a donc aucune raison pour qu’un salon en ligne rapporte moins aux exposants que son équivalent physique. Encore une fois, tout est une question d’outils : de superbes photos et vidéos de tous les produits, des descriptions attractives et exhaustives, des notes de consommateur ainsi qu’une assistance en ligne pour les questions des visiteurs peuvent dynamiser votre salon virtuel.

GIF 4

Swapcard dispose de la technologie et de l’expertise pour digitaliser votre événement avec succès via notre plateforme événementielle. Nous avons le plaisir d’annoncer une nouvelle série de mises à jour de notre plateforme pour vous permettre d’organiser à la fois des événements virtuels et/ou physiques.

Planifiez votre prochain événement virtuel (ou physique) avec nous.